《哈佛商业评论生成式AI团队指南》一书由加布里埃莱·罗萨尼和艾丽莎·法里所著，即将于下周出版，这是所有领导企业AI战略的CIO必读之作。
这本书是《哈佛商业评论生成式AI管理者指南》的续作。前一本书聚焦于生成式AI（GenAI）如何帮助管理者和个人贡献者完成本职工作，而新书则为CIO及其所服务的组织提供了一种全新视角，去思考组织如何运作、如何完成工作。
在深入探讨具体内容之前，有必要先分享一些数据。凯捷研究院在2024年对1500名管理者进行的调查发现，只有15%的管理者每天使用该技术。根据这本新书的数据，这一比例已经增长到49%。然而，仅有7%的人将生成式AI用于团队活动——也就是用在组织自身的运转方式上。换句话说，只有极少数管理者会在会议、研讨会和工作坊这类占据我们20%到40%时间的活动中使用生成式AI。所以，尽管炒作声势浩大，但大多数领导者实际上只是把AI当作一个高级速记员——记录、做笔记，仅此而已。
你现在可能会问：这有什么关系？我们已经有AI战略了！说实话，我此前也没有认真考虑过AI的这种应用方式。对于我们这些分析市场趋势的人来说，关注焦点一直是智能体，以及它们将如何替代重复性的人类工作和任务。必须承认，这确实是一个非常重要的大趋势。但现在是时候考虑AI将如何影响并增强人类将继续从事的工作和任务了。
两位作者对这个问题的回答是：完全会受到影响。他们认为，这是一个与智能体同样重大的趋势。而对于那些缺乏智能体所需的数据工业化基础的组织来说，这或许是更有效的早期突破口——一个能让人们真正参与到AI中来、并感受其改变业务潜力的切入点。
团队AI需要的不仅仅是大语言模型
虽然基于AI的个人生产力提升主要集中在建立企业级大语言模型标准上，但要改变人类组织和完成工作的方式，需要的远不止于此。这既需要个人层面的改变，也需要组织层面的变革。这正是为什么具备AI素养的领导者对成功至关重要，尤其是在CEO层面。
要让这种工作模式取得成功，企业级大语言模型标准必须与企业协作系统整合在一起——包括电子邮件、生产力应用、数据、规划系统和会议系统。毫无疑问，API和模型上下文协议服务器正在让这种整合变得更加容易。
IT部门可以引领方向
在完成整合之后，人类将继续从事的工作会有AI作为顾问、贡献者和引导者参与其中。老实说，罗萨尼和法里所设想的深度超出了我的预期。他们提供了详尽的指南，说明如何实现这种转变。但要实现他们所建议的目标，需要对每一位员工进行再培训。
随着AI转向由CIO和CTO主导，这将需要CIO的领导力，以及CIO自新冠疫情以来一直在积累的数字化和组织转型技能。不过必须说清楚：迄今为止，IT部门并非早期采用者。
根据Dresner Advisory Services的数据，在AI实施方面，IT部门排名第四，仅略高于运营和财务部门。但CIO们有机会通过IT部门已经主导的主要任务，为组织其他部分提供实践范例和最佳实践。
把AI带入房间
机会在于，让AI有意识地嵌入到团队协作的流程之中。根据罗萨尼和法里的说法，这样做可以丰富讨论内容、锐化思维，并解锁更深层次的共识。在大大小小的组织中工作过之后，我发现会议往往正是我们让自己失望的地方。
说得直白一点，这一步将带领我们从把AI当作桌面上的个人工具，转变为把它当作房间里的伙伴。借用音乐剧《汉密尔顿》中的说法，这让AI进入了"事件发生的房间"。我知道，对很多人来说，这是个不小的观念转变。在与一家大型软件协作供应商的讨论中，人们说："哦，是的，我们在工作中使用AI。"但当我问"你们会把AI带到会议中一起协作吗？"时，他们却一脸茫然。
把AI想象成团队完成人类工作时的助手和思维伙伴。我们都曾经历过错失良机或未达预期的会议。我们也都知道，糟糕的会议管理会导致员工敬业度问题。那么，AI要如何提供帮助呢？
首先，AI可以创建相关议程，提出讨论议题，并确保从一开始就明确清晰的目标。罗萨尼和法里的观点是正确的：在团队协作方式因AI而被重新构想之前，技术对职场的影响将始终有限。从根本上说，采取这些步骤是在重新思考我们的工作方式。AI可以生成个性化的材料和引导指南，激发更深入的讨论和参与。在会议进行过程中，它可以记录、做笔记、总结——还有一点我此前没有心理准备——AI可以扮演特定情境下的角色，包括共同引导者、质疑者、客户、竞争对手等等。
而且AI可以通过语音方式来完成这一切，借助会议应用中的语音集成功能。这是重要的一步：AI不再只是听我说话，它现在还能与我对话。会议结束后，AI可以整理会议纪要和文档。更重要的是，它能帮助团队反思和分析关键决策。
一些相对容易实施的智能体可以提供帮助，包括研究智能体、分析智能体、引导智能体、头脑风暴智能体和调查智能体。同样，这些不需要像流程智能体那样进行大规模的部署投入。综合起来看，面向团队的生成式AI可以帮助对抗群体思维——正是这种动态曾导致"猪湾事件"的惨败——通过冷静地提出那些组织内部政治因素可能会让人不敢提出的问题。
必须说明的是，这其中存在风险。生成式AI和智能体AI都带有同样的风险，包括幻觉、结论不准确以及敏感信息泄露。团队必须对数据和结论进行验证。但学会在团队协作场景中管理这些风险，将有助于组织为更广泛的AI自动化做好准备。就应用范围而言，两位作者认为，生成式AI应该融入规划、决策、构思、问题解决以及复盘总结等各个环节。
此外，这本书还为在团队流程的每一个环节中使用生成式AI提供了详细指南，包括针对每项任务和角色应使用的提示词。它涵盖了活动前、活动中和活动后的指导建议。而IT部门恰恰有很多绝佳的机会成为早期采用者和引领者，向组织其他部门展示这在实践中是什么样子：项目复盘、指导委员会、优先级排序、黑客马拉松、故障排查、根因分析、设计思维和回顾总结。
保留人类本色
现在是正视AI的时候了。AI将改变我们的工作方式。智能体将接管重复性任务，并最终接管整个流程，以推动更好的客户体验和业务成果。但生成式AI也将成为我们的积极伙伴——不仅在我们各自的个人工作中，也在人类将继续共同完成的工作中。这是一场巨大的文化变革。IT部门可以通过在自身工作中应用互联的生成式AI来引领这一变革，向组织其他部分展示这种改变在实践中的样子。这正是需要有远见、有魄力的CIO带领我们抵达彼岸的时刻。
感谢罗萨尼和法里，让我思考到了此前从未考虑过的AI赋能的一个方面：AI如何改变人类将继续共同完成的工作。
Q&A
Q1：生成式AI在团队协作中的实际使用率有多高？
A：根据凯捷研究院2024年的调查，只有15%的管理者每天使用生成式AI，如今这一比例已增长到49%。但仅有7%的人将其用于团队活动，也就是用于会议、研讨会等占用大量工作时间的协作场景中。
Q2：CIO在推动AI融入团队协作中应该扮演什么角色？
A：CIO应发挥领导作用，将企业级大语言模型标准整合进邮件、生产力应用、数据和会议系统等企业协作系统中，并通过项目复盘、指导委员会、黑客马拉松等IT部门主导的场景率先示范，为组织其他部分提供实践范例。
Q3：AI在会议中具体能做哪些事情？
A：AI可以创建议程、提出讨论议题、明确目标，还能在会议中记录、做笔记、总结，甚至扮演共同引导者、质疑者、客户或竞争对手等情境角色，会议结束后还能整理纪要文档并帮助团队分析关键决策。
