每年四月，超过三万名跑者会在马萨诸塞州波士顿的博伊尔斯顿街冲过终点线。而每一位跑者背后，都对应着一份报名信息、健康免责声明、达标成绩核实、紧急联系人以及分区安排——数十项数据需要在比赛前数月被准确收集、核验并流转。
负责管理这一切的机构只有28名员工。容错空间几乎为零。而在很长一段时间里，这些工作都靠纸面完成。
问题的规模
波士顿田径协会（B.A.A.）是美国历史最悠久的田径组织之一，波士顿马拉松也是全球规模第二大的单日媒体活动。直到不久前，B.A.A.还在使用近60个独立的Microsoft Access数据库来管理数据——每场比赛对应一个数据库，最早的一批甚至可以追溯到21世纪初。
每一位联系人的信息可能分散存在于60个不同位置中的任意一处。数据没有整合，无法可靠地追踪年度变化趋势，而一个规模小、缺乏技术背景的团队也没有切实可行的办法在没有开发人员帮助的情况下改进这套系统。
“我们必须调整解决方案，思考如何为一个不写代码的团队搭建系统，”帮助B.A.A.推进数字化转型的咨询合作伙伴解释道。
这正是数据采集问题最典型的呈现：数据量大、风险高、时间紧，团队又无法投入工程资源来维持系统运转。
数字化真正需要解决的问题
从纸面作业转向数字化，并不只是把一份PDF变成在线表单那么简单。B.A.A.的报名流程针对不同类别的跑者——达标选手、慈善跑者、受邀参赛者——有着截然不同的工作流程，每一类都有各自的逻辑判断、核验要求以及后续数据流转方式。
这套数据采集流程必须支持实时达标成绩核验、报名时的信用卡授权，以及数据直接流转进入Salesforce系统，且全程无需人工录入。同时，系统还要足够稳健，能够支撑仅由两名员工负责管理的一万名志愿者的比赛日后勤工作。
这里所需要的不仅仅是数字化表单，而是一套结构化的数据采集流程，它需要能够处理条件逻辑、与现有系统集成，并且能由不具备技术背景的员工自行管理和调整。
B.A.A.如何解决这一问题
B.A.A.采用FormAssembly来替代纸质报名和健康筛查流程，并直接与Salesforce集成。员工可以自行创建、复制和修改表单，连接器的配置也会自动延续，省去了以往表单更新时耗时耗力的重复工作。
这一变化带来了实际的运营效果：报名数据统一流入单一的记录系统，仪表盘让员工能够实时查看年度趋势变化，对外部技术支持的依赖程度也大幅下降。
在报名窗口开启期间，FormAssembly的基础设施顺利承载了流量压力，没有出现任何问题。“服务器连一点压力都没显现出来，”该项目负责人表示。
这对你的组织意味着什么
即便你所在的机构不需要管理一场举世闻名的马拉松赛事，这个问题依然值得关注。
高数据采集量、合规要求、紧迫的时间线、有限的技术人力——同样的模式广泛存在于医疗、金融服务、高等教育以及企业运营等各个领域。任何一个需要大规模处理复杂数据采集流程的团队，实际上都在应对B.A.A.曾经面临的问题：数据分散、人工核对、以及随时可能因一个失误引发严重后续问题的流程。
如今，B.A.A.仅凭28名员工，就能以无纸化方式支撑起三万人规模的赛事。对你的组织来说，问题不在于这是否可行，而在于你目前的数据采集体系是否具备支撑这种规模的能力。
完整的波士顿田径协会案例研究请见：formassembly.com。
Q&A
Q1：波士顿田径协会之前是怎么管理比赛数据的？
A：之前他们使用近60个独立的Microsoft Access数据库来管理数据，每场比赛对应一个数据库，数据分散且无法整合追踪。
Q2：B.A.A.用了什么方案解决数据采集问题？
A：他们采用了FormAssembly来替代纸质报名和健康筛查流程，并直接与Salesforce系统集成，实现数据自动流转。
Q3：这个案例对普通企业有什么借鉴意义？
A：高数据采集量、合规要求、时间紧迫、技术人力有限等问题在医疗、金融、教育等多个行业都存在，B.A.A.的经验说明小团队也能通过合适的工具实现大规模无纸化数据管理。
