我长期以来接受一个基本事实：谷歌了解我所做的一切。十多年来，Gmail 一直是我日常生活的核心工具。除了偶尔出现在 Gmail 界面中的广告，谷歌并没有真正辜负我的信任。但无论如何，Gmail 确实知晓一切。
自百老汇音乐剧《汉密顿》公演之前，我发送和接收的每一封电子邮件都经过了谷歌那庞大数据系统的处理。
因此，谈到 Gemini 聊天机器人时，我并不太介意谷歌的 AI 似乎能读取我的邮件或谷歌文档内容。事实上，这项功能在某些时候还帮了我大忙。我确实希望谷歌的 AI 能做得更多，但这项技术目前能处理的消息数量有限——在一次较为复杂的研究任务中，AI 就遭遇了失败。
不过，并非所有人都愿意让谷歌访问 Gmail、文档、日历和 Chat 中的全部内容，尤其是那些使用商业版 Google Workspace 服务的专业人士。
然而，你是否知道，谷歌默认允许 Gemini 访问所有 Workspace 服务？本文将介绍这一机制的运作方式，并说明如何为你的企业将其关闭。
好消息是，尽管谷歌会自动将企业的 Workspace 数据暴露给 Gemini，但这家科技巨头并不会将其用于模型训练，也不会在企业域之外使用这些数据。谷歌同样不会与其他用户或其他组织共享提示词或生成的回复内容，也不会基于你的文档和邮件创建专门的 AI 数据库。
这一事实使得 Workspace AI 使用方面的担忧，从可能引发深层监管和隐私后果的重大风险，降低为一个更偏向企业内部政策层面的问题。
Gemini 已集成到 Chat、云端硬盘、文档、日历、Meet 和 Gmail 中。这意味着你可以在任意工作界面与 AI 进行交互。为了在这些工作区中提供更相关的 AI 回复，Gemini 会在响应分析过程中访问 Workspace 数据。
Workspace 将上述每个数据来源称为"Workspace 智能数据源"。这里有一个值得深思的问题：既然谷歌将这些数据桶视为 Workspace 智能数据源，却又不将其用于训练，那它如何在 AI 查询中加以利用呢？
答案与谷歌的立身之本一样古老——搜索。谷歌会对所有 Workspace 数据源进行索引（这从一开始便如此）。当 Gemini 收到一条提示词时，AI 会使用实时检索增强生成（RAG）技术。简而言之，谷歌像执行普通搜索一样检索 Workspace 数据，提取其有权限访问的相关信息，再据此生成回答。
然而，即便企业数据不与 Gemini 共享、也不用于模型训练，你仍可能不希望所有数据都对 AI 开放——哪怕是仅限内部使用。
你可能希望限制这一功能，最显而易见的原因是合规与监管要求。企业可能签有客户合同，或受到法规约束，明确禁止 AI 扫描和检索公司信息；也可能受制于某些规定，即便是内部数据共享也在禁止之列。
另一个原因是有必要加强部门间的信息隔离。AI 在生成回复时，有可能意外包含机密记录——例如人力资源投诉、保密协议等——并将这些信息呈现给其他部门的员工。
同样的原则也适用于日益严峻的内部威胁问题，无论是人为操作还是 AI 行为。你最不希望看到的，是好奇心旺盛甚至心存恶意的员工，通过查询 AI 来绕过部门访问权限，获取本不该知晓的信息。
即便员工并无窥探之心，如果 Workspace 数据自动向 AI 开放，一些无意间的查询也可能让员工接触到存储于谷歌文档或 Chat 记录中的敏感公司信息。
如何在 Google Workspace 中关闭 Gemini 的数据访问权限
请使用具有 Google Workspace 管理员权限的账号登录，然后在浏览器中访问 admin.google.com，进入主控制台。
点击"生成式 AI"，再点击"Workspace 中的 Gemini"，即可进入对应页面。接着，点击"Workspace 智能数据源"模块。
此时将显示面向整个组织的单独设置页面，你可以在此选择为整个企业禁用某个数据源。
在尝试为单个用户关闭某项功能时，我遇到了一个问题。可以在用户输入框中填入用户信息，但当我尝试关闭其中某个数据源（如云端硬盘与文档）时，界面上并无可操作的禁用选项。
我向 Gemini 询问原因，得到的回复是：该选择器被标记为"仅查看"状态。若要为特定用户关闭相关功能，需要将这些用户移至独立的组织单元，或将其添加至新建的群组。
现在，你对上述情况已有了全面了解。你是会继续允许 Gemini 访问你的 Workspace 智能数据源，还是会立即将其关闭？欢迎在评论区留言分享你的看法。
Q&A
Q1：谷歌 Gemini 访问 Workspace 数据，会用于模型训练吗？
A：不会。谷歌明确表示，Gemini 访问 Workspace 数据仅用于实时响应生成，不会将这些数据用于模型训练，也不会在企业域之外使用，更不会与其他用户或组织共享提示词及生成内容，也不会基于这些数据构建专属的 AI 数据库。
Q2：Gemini 是如何读取 Workspace 数据来回答问题的？
A：Gemini 使用的是实时检索增强生成（RAG）技术。当收到提示词后，谷歌会像执行普通搜索一样对 Workspace 数据进行索引和检索，提取有权限访问的相关内容，再据此生成回答，整个过程是实时进行的，不涉及专门的数据存储或训练。
Q3：如何在 Google Workspace 中关闭 Gemini 的数据访问权限？
A：使用管理员账号登录 admin.google.com，进入"生成式 AI"→"Workspace 中的 Gemini"→点击"Workspace 智能数据源"，即可在组织层面禁用相关数据源。但需注意，针对单个用户的关闭操作无法直接完成，需将该用户移至独立组织单元或新建群组后才能进行设置。
