长期以来，我一直接受一个基本事实：谷歌了解我所做的一切。我使用Gmail作为主要的生活管理工具已超过十年。除了偶尔出现在Gmail界面中的广告，谷歌并没有辜负我的信任。但Gmail确实看到了一切、知晓一切。
我发送或接收的每一封邮件，都经过了谷歌庞大的数据处理系统。
因此，当涉及Gemini聊天机器人时，我对谷歌的AI似乎能读取我的邮件或Google文档并不感到太过担忧。事实上，这一能力曾经帮助过我。我甚至希望谷歌的AI能做得更多，但该技术能处理的信息量有限，在执行更复杂的研究任务时出现了失败。
不过，并非所有人都希望谷歌访问Gmail、文档、日历和Chat中的全部内容，尤其是那些使用商业版Google Workspace服务的专业人士。
然而，你是否知道，谷歌默认允许Gemini访问所有Workspace服务？本文将介绍这一机制的运作方式，并说明如何为你的企业关闭这一功能。
好消息是，尽管谷歌会自动将企业的Workspace数据开放给Gemini访问，但这家科技巨头不会将其用于模型训练，也不会在企业域名范围之外使用。谷歌既不会与其他用户或组织共享提示词或生成的回复，也不会基于你的文档和邮件创建专属的AI数据库。
这一事实将围绕Workspace AI使用的担忧，从一个可能引发严重监管和隐私问题的重大危机，转变为一个企业内部政策层面的问题。
Gemini可在Chat、云端硬盘、文档、日历、Meet和Gmail中使用。这意味着你可以在当前使用的任何工作界面与AI进行交互。为了提高AI在这些工作场景中的回复相关性，Gemini会在分析回复时访问Workspace数据。
Workspace将上述每个数据来源称为"Workspace智能源"。表面上，你可能会提出一个有趣的问题：如果谷歌将每个数据桶视为Workspace智能源，但又不将其用于训练，那它如何在AI查询中加以使用？
答案与谷歌的起家之道一样古老：搜索。谷歌会索引你所有的Workspace数据来源（这一做法从一开始就存在）。当Gemini收到提示词时，AI会使用实时的检索增强生成（RAG）技术。简单来说，谷歌会像执行普通搜索一样检索Workspace数据，提取其有权访问的相关信息，然后生成查询答案。
然而，即使企业数据不会被共享给Gemini或用于训练，也不代表你希望将所有数据开放给AI使用，哪怕仅限于企业内部。
限制这一功能最显而易见的原因是合规与监管要求。你可能与客户签有合同，或受到监管限制，明确禁止AI扫描和检索企业信息。你也可能受制于相关法规，即便是内部数据共享也在禁止之列。
另一个原因是实施必要的部门隔离。AI始终存在意外暴露机密记录的可能，例如人力资源投诉、私密商业协议等内容，并将其呈现给其他部门的员工。
同样的逻辑也适用于日益严峻的内部威胁，无论是人为的还是AI引发的。最不希望发生的情况，就是好奇或心存恶意的员工通过向AI发起查询，绕过部门权限管控，获取本不应接触的信息。
即便员工并无异心，如果Workspace数据被自动开放给AI，普通的查询也可能使员工意外获取存储在某个Google文档或Chat记录中的敏感企业信息。
如何关闭Workspace智能源
使用具有管理员权限的账号登录Google Workspace，然后在浏览器中访问admin.google.com，进入主控制台。
点击"生成式AI"，再点击"Workspace中的Gemini"，进入相应页面后，点击"Workspace智能源"模块。
此时你将看到适用于整个组织的单独设置页面，可在此选择为整个企业禁用某个数据源。
在尝试为单个用户关闭某项功能时，我遇到了一个问题。你可以在用户输入框中输入用户信息，但当我尝试关闭某个数据源（如云端硬盘和文档）时，界面中并没有禁用该功能的选项。
我向Gemini询问原因，得到的答复是：该选择器被标记为"仅查看"。若要为特定用户关闭功能，需要将这些用户移至独立的组织单元，或将其加入新创建的群组。
现在你已经了解了这一机制。请问你会允许Gemini访问你的Workspace智能源，还是会立即将其关闭？欢迎在下方评论区告诉我们。
Q&A
Q1：谷歌Gemini访问Workspace数据会不会用于AI模型训练？
A：不会。谷歌明确表示，Gemini访问Workspace数据仅用于实时生成回复，不会将这些数据用于模型训练，也不会在企业域名范围之外使用，更不会与其他用户或组织共享提示词及生成内容。
Q2：Gemini是如何在不训练模型的情况下使用Workspace数据的？
A：Gemini采用的是实时检索增强生成（RAG）技术。当用户发出提示词时，谷歌会像执行普通搜索一样索引并检索Workspace数据，提取有权访问的相关内容，再据此生成回复，整个过程不涉及数据训练。
Q3：如何在Google Workspace管理后台关闭Gemini的数据访问权限？
A：使用管理员账号登录admin.google.com，进入主控制台后依次点击"生成式AI"和"Workspace中的Gemini"，再点击"Workspace智能源"，即可在组织层面禁用对应数据源。如需针对单个用户设置，需将其移至独立的组织单元或新建群组后再进行配置。
